Já percebeu?

Você já parou para pensar nas coisas que fazem um evento ser bem sucedido? E nas coisas que fazem ele ser mal sucedido? Seja você frequentador ou organizador, essas são perguntas muito válidas de serem pensadas.

Quer saber a resposta?

Quando tratamos de eventos de médio e grande porte que dependem diretamente da participação do público para se manter, o que é decisivo para o sucesso ?

O Sistema de Interação entre Usuário <> Evento e Organização.

Sendo assim, o que podemos utilizar de melhor para realizar essa tarefa? Os meios tecnológicos! A grande maioria das pessoas que constitui o público alvo de eventos desse tipo lida com smartphones e computadores todos os dias. Por que não se aproveitar dessa situação para gerar visibilidade para o evento e praticidade para o usuário?

É o que acontece com a Bienal do Livro!

Um evento de grande porte que acontece anualmente em diversas cidades, abordando temas referentes à literatura nacional e internacional, funcionando como uma gigante “feira de livros”: a Bienal do Livro.

Para os que ainda não sabiam, a Bienal possui seu próprio site e seu próprio aplicativo. Por eles é possível: realizar consultas a informações referentes ao evento (Programação, História do Evento, Mapa e Disposição dos estandes, entre outras), marcar e agendar excursões escolares para a Feira, entrar em contato com a organização, compartilhar as experiências do usuário em diversas redes sociais e comprar ingressos. Além disso, permite à organização um controle muito maior da movimentação de pessoas na Feira, tanto através de cadastros realizados no Site e no App, quanto através de dispositivos de verificação física como scanners de códigos QR dos usuários.

E o elemento inovador?

À primeira vista, muito disso não parece novo para nós. Algumas das atividades acima tratam de ações que poderiam ser facilmente executadas fisicamente. Você deve estar pensando que poderíamos trocar:

1)“Consultar às Informações” por olhar o panfleto do evento;

2)“Entrar em Contato com a organização” por ligar para os telefones de contato da Bienal; e

3)“Comprar Ingresso” por ir às Bilheterias.

A necessidade desses serviços parece discutível. Porém, esse site, esse aplicativo ou, até mesmo, uma organização feita através de uma estruturação de um bancos de dados, determinam diretamente se o usuário sairá satisfeito ou não do evento.

Consegue perceber a diferença?

Podemos pensar na funcionalidade que permite o App e o Site mostrarem todo o mapa e a distribuição dos estandes diretamente no celular do usuário. A Bienal ocorre em lugares grandes, com diversas seções separadas por temas, empresas e objetivos. Se não fosse pelo mapa, seria quase impossível usufruir de tudo que ela tem a oferecer e saber aonde é realmente interessante o usuário ir (baseado no perfil do mesmo). Sua existência torna a visita à Feira mais proveitosa e interessante.

Como esse mapa não mais se apresenta apenas por panfletos, o usuário não perde tempo procurando em pedaços de papel cheios de informações e não se preocupa em carregar esses panfletos durante o evento. Além disso, os jovens (maior parte do público alvo do evento) estão sempre em posse de seus celulares e podem facilmente acessar o App da Bienal. Porém, não pense que apenas o usuário possui ganhos nessa nova tendência. A organização do evento economiza muito dinheiro e tempo que seriam gastos para a impressão desses folhetos.

Finalmente percebeu, certo?

Sites e Aplicativos de eventos de grande e médio porte visam facilitar a vida do usuário. Isso é importante para que ele consiga aproveitar ao máximo o que o evento tem a oferecer, tornar mais fácil a comunicação entre expositores/grupos escolares/usuários e a Organização, auxiliar no recolhimento de “Feedbacks” dos mesmos, além de ajudar no planejamento do evento e na divulgação do mesmo, possibilitando também diversas interações com as redes sociais.

Realizar eventos da magnitude do JUCS, Bienal, LAAD, Intereng e não utilizar desses recursos é praticamente dar um tiro no pé no quesito organização. Assim, as chances de ele correr bem e de seus usuários saírem realizados são baixas. Por esses e outros motivos que a integração tecnológica entre Usuário <> Evento e Organização é uma realidade necessária para o bom andamento de Grandes Eventos.

Autoria: Hugo Serrão Ribeiro Borges – Aluno do 2º Ano do Instituto Militar de  Engenharia